1. Toepassingsgebied

Wanneer in deze Algemene voorwaarden wordt verwezen naar ‘ACCOBIE’, dan wordt verwezen naar ACCOBIE bvba, met maatschappelijke zetel te 2540 Hove, Patrijzenlaan 15 en met ondernemingsnummer: 0597.792.885.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen ACCOBIE en de klant.

Afwijkingen van, en aanvullingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig mits uitdrukkelijke en schriftelijke overeenkomst. Eventuele algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.

De klant erkent kennis genomen te hebben van de algemene voorwaarden en aanvaardt ze volledig.

ACCOBIE behoudt zich het recht voor de algemene voorwaarden op ieder ogenblik te wijzigen en/of aan te vullen.

2. Totstandkoming van de overeenkomsten

Behoudens andersluidende beding in de opdrachtbrief, komt de overeenkomst tot stand op het moment dat de klant de opdrachtbrief ondertekende en deze door ACCOBIE in ontvangst wordt genomen en eveneens wordt ondertekend.

Indien ACCOBIE de door de klant ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, vanaf het moment en voor zover deze documenten, hetzij per brief, per fax of per e-mail, hetzij persoonlijk door overhandiging tegen ontvangstbewijs aan de klant werden overgemaakt.

3. Duur en opzeg van de overeenkomst

Overeenkomsten worden, behoudens tegenbewijs, geacht voor onbepaalde duur te zij aangegaan, waarbij beide partijen de overeenkomst op elk ogenblik kunnen beëindigen mits opzegging per aangetekende brief en mits het naleven van een opzegtermijn van 1 maand.

In alle gevallen kan ACCOBIE de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, mits schriftelijk akkoord van beide partijen of indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals:

• Wanneer de verderzetting van de overeenkomst ACCOBIE in een met de deontologische professionele en wettelijke normen tegenstrijdige positie brengt.
• Wanneer de niet-in acht name van de in de opdracht opgenomen verplichtingen ten hoofde van ACCOBIE, het nakomen van de contractuele verplichtingen door de beroepsbeoefenaar of de opdrachtgever en evenwicht binnen de overeenkomst in het gedrang brengt.
• Wanneer het ereloon van ACCOBIE niet betaald werd binnen 14 kalenderdagen na verzending van diens factuur.

4. Opschorting van de uitvoering van de verbintenissen

In geval van niet-nakoming, van niet correcte of niet tijdige uitvoering door de klant van zijn verbintenis(sen), bv. in geval van niet betaling van erelonen of voorschot(ten) is ACCOBIE gerechtigd de uitvoering van haar verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de klant aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

ACCOBIE brengt de klant hiervan per aangetekende brief op de hoogte.

Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de klant. ACCOBIE is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten met betrekking tot de reeds verrichte werkzaam-heden.

5. Rechten en plichten van de partijen

5.1. Rechten en plichten van ACCOBIE

ACCOBIE oefent in alle onafhankelijkheid de haar toevertrouwde opdrachten op een gewetensvolle, waardige, eerlijke en discrete manier uit.
ACCOBIE is niet verplicht de juistheid en de volledigheid na te gaan noch van de bedragen, die de klant of diens aangestelde aan haar overmaken, noch van de betrouwbaarheid van de akte, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die haar door de klant worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of al stukken die als dusdanig moeten dienen.

5.2. Rechten en plichten van de klant

De klant verbindt er zich toe:

• ACCOBIE alle boekhoudkundige en fiscale documenten, gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig ter beschikking te stellen, hetzij op paper, hetzij op elektronische wijze;
• De werkzaamheden die haar desgevallend op basis van de opdrachtbrief toekomen te verrichten;
• Elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht ter kennis te brengen aan ACCOBIE ;
• Indien ACCOBIE hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn;
• Na te gaan of de door ACCOBIE geleverde documenten en staten overeen-stemmen met haar verwachtingen en met de door haar verschafte informatie, en indien dit niet het geval is, haar hiervan onverwijld op de hoogte te brengen;
• Om ACCOBIE in kennis te stellen van elk niet nakomen van een betalingsverplichting, en dit vanaf de eerste vervaltermijn, ten aanzien van eender welke fiscale of sociale administratie, alsook eender welke andere schuldeiser. Bij gebreke hiervan zal ACCOBIE ontslagen zijn van alle aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die opgelegd zijn in de wet, de reglementen en de akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek vallen van haar opdracht.

6. Erelonen

ACCOBIE zal voor de verrichte prestaties maandelijks een ereloonnota opstellen met toepassing van de BTW en deze factureren aan de klant. Facturen en/ ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum.

Laattijdige betalingen geven van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling is vereist, aanleiding tot een intrestvergoeding gelijk aan deze bepaald in art. 5 van de Wet op de bestrijding van de betalingsachterstand van 2 augustus 2002 en een conventionele schadevergoeding waarvan het bedrag forfaitair wordt bepaald op 10% van de onbetaalde bedragen met een minimum van 250,00 EUR.

Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 7 kalenderdagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan ACCOBIE. Indien geen tijdige betwisting ACCOBIE bereikt, wordt verondersteld dat de klant akkoord gaat met de gefactureerde diensten en wordt de factuur geacht te zijn aanvaard. Na deze termijn wordt de schuld-vordering als definitief beschouwd, en is het bedrag op onbetwistbare wijze verschuldigd.

7. Aansprakelijkheid

ACCOBIE kan slechts aansprakelijk worden gesteld bij bewijs van zware fout of zware nalatigheid, in geval van opzet of bij niet uitvoering van een verbintenis die één van de voornaamste prestaties van de opdracht vormt. ACCOBIE kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor verandering in wetten en andere vormen van regelgeving welke plaatsvinden na het uit voeren van een op-dracht en welke een invloed kan hebben op de juistheid van de inhoud van de uitgevoerde opdracht.

De aansprakelijkheid van ACCOBIE is beperkt tot de bedragen en de dekkingen die opgenomen zijn in de modelpolis burgerlijke beroepsaansprakelijkheid zoals goedgekeurd door de nationale raad van het I BA.

8.Overmacht

In geval van overmacht is ACCOBIE van rechtswege bevrijd en niet gehouden haar verplichtingen jegens de klant na te komen. ACCOBIE is gerechtigd haar verplichtingen op te schorten voor de duur van de overmacht.

Onder overmacht wordt begrepen: de situatie waarin de uitvoering van de overeenkomst door ACCOBIE geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van ACCOBIE , zelfs al was deze omstandigheid ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst al te voorzien. De volgende gevallen worden alleszins als overmacht beschouwd: machinebreuk, staking of lock-out, brand, oproer, oorlog, epidemie, overstroming, hoog ziekteverzuim, elektrische-, informatica-, internet- of telecommunicatiestoornissen, beslissingen of interventies van overheidswege (met inbegrip van weigering, annulering van een vergunning of een licentie), brandstoftekorten en fouten of vertragingen te wijten aan derden.

Indien ACCOBIE zich op overmacht beroept, is zij niet verplicht om het ontoerekenbare of onvoorzienbare karakter van de omstandigheid die overmacht uitmaakt te bewijzen. Ingeval van overmacht worden de verplichtingen van ACCOBIE opgeschort. Ingeval de overmacht langer dan twee maanden zou duren, is ACCOBIE gerechtigd om de overeenkomst zonder tussenkomst van de rechter te ontbinden, zonder dat ACCOBIE tot betaling van enige vergoeding aan de klant kan worden gehouden.

9. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten en afgeleide rechten blijven behouden bij ACCOBIE. Onder deze intellectuele eigendomsrechten worden verstaan auteurs-, merk-, tekeningen- en modellenrechten en/of andere (intellectuele eigendoms)rechten, waaronder al dan niet octrooieerbare technische en/of commerciële knowhow, methoden en concepten. Het is de klant verboden gebruik te maken van en/of wijzigingen aan te brengen in de intellectuele eigendomsrechten zoals beschreven in dit artikel.

10. Anti-witwaswetgeving

De klant erkent op de hoogte te zijn van het feit dat ACCOBIE onderworpen is aan de wetgeving inzake de voorkoming van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en verbindt zich er toe om ACCOBIE onverwijld alle informatie of documenten die gevraagd worden als gevolg van de toepassing van deze wetgeving te bezorgen. De klant verbindt er zich toe om ACCOBIE de gevraagde informatie te bezorgen en om haar tijdig te informeren nopens elke wijziging met betrekking tot die informatie en documenten.

11. Privacy

In verband met en voor de uitvoering van de diensten krachtens een overeen-komst die de klant met ACCOBIE heeft afgesloten, draagt de klant persoonsgegevens over aan ACCOBIE en machtigt hij en geeft hij instructies aan ACCOBIE om zijn persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze overeenkomst.

Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die door ACCOBIE wordt verkregen. Als identificeerbaar natuurlijk persoon wordt beschouwd, een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificator zoals een naam, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden met als doel de diensten onder de overeenkomst te kunnen leveren, met inbegrip van volgende doelen:

1. Personeelsadministratie, klantenbeheer en –administratie;
2. Voldoen aan sociale en fiscale wet- en regelgeving;
3. Beheer van competenties en opleidingen;
4. Beheer van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers;
5. Het voeren van wettelijk verplichte boekhouding, waaronder begrepen maar niet uitsluitend de afsluit van een vennootschap/eenmanszaak, het indienen van aangiftes conform de btw-wetgeving, het opstellen van fiches, het indienen van aangiften inkomstenbelasting of roerende voorheffing, het opstellen van tussentijdse balansen; het consolideren van een groep;
6. Adviesverlening inzake wetgeving, financiële, fiscale of administratieve aangelegenheden;
7. Opstellen van overeenkomsten, verslagen, publicaties;
8. Bijstand bij fiscale controles;
9. Het naleven van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en de vereisten betreffende informatiebeveiliging;
10. Nakijken van solvabiliteit;
11. Elke andere categorie van doelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen partijen in de betreffende overeenkomst, de opdrachtbrief, of elk ander document bij de overeenkomst.

De door de klant opgegeven informatie is noodzakelijk voor het voltooien van de opdracht en de facturatie ervan.

ACCOBIE zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen of afwijkend schriftelijk ak-koord van de klant. ACCOBIE verbindt zich om in het kader van de overeen-komst van de klant de door de klant ter beschikking gestelde persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken.

Voor de uitvoering van diensten is ACCOBIE een verwerker die optreedt na-mens de klant. Als verwerker zal ACCOBIE uitsluitend handelen op instructies van de klant. De overeenkomst is de volledige instructie van de klant aan ACCOBIE in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Alle aanvul-lende of alternatieve instructies moeten schriftelijk door de partijen worden overeengekomen. ACCOBIE heeft geen zeggenschap, bezit of eigendomsrecht over de ter beschikking gestelde persoonsgegevens.

ACCOBIE is geenszins verantwoordelijk voor de naleving van enigerlei op de klant of de industrie van de klant van toepassing zijnde wet- en regelgevingen die niet algemeen van toepassing zijn op ACCOBIE als dienstverlener, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.

De verwerking van persoonsgegevens betreft persoonsgegevens van huidige en voormalige klanten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de klant, evenals derden die door voormelde personen zijn aangewezen als familie of contactpersonen en betreft onder meer volgende persoonsgegevens:

1. Algemene persoonsgegeven, zoals naam, geboortedatum, foto, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), rijksregisternummer, gegevens ter verificatie van toegang, zoals gebruiksnamen, wachtwoorden, …;
2. Specifieke persoonsgegevens zoals fysieke en psychische gegevens, gezinssamenstelling en burgerlijke staat, informatie over verwanten, …;
3. Financiële gegevens, zoals bezoldigde mandaten, betalingsgegevens inclusief rekeningnummer (IBAN);
4. Loopbaangegevens zoals dipoma’s , technische vaardigheden en andere kwalificaties, informatie over persoonlijke ontwikkeling en evaluaties, met inbegrip van CV en referenties, enz.;
5. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals raciale gegevens, gegevens omtrent lidmaatschappen van vakbonden, gezondheidsgegevens, enz.;
6. Strafrechtelijke gegevens, zoals verkeersovertredingen, loonbeslagen en andere veroordelingen;
7. Elke andere categorie van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst.

De klant heeft het recht om zijn persoonlijke informatie aan te passen of te bekijken.

Indien mogelijk zal ACCOBIE haar medewerking verlenen aan de klant en de klant bijstand verlenen opdat de klant gevolg kan geven aan zijn verplichting om verzoeken te beantwoorden van een betrokkene die zijn rechten uitoefent.

Bij beëindiging van de overeenkomst zal ACCOBIE, zonder de klant daarvan op voorhand te moeten verwittigen, alle persoonsgegevens op haar systemen verwijderen of anonimiseren na het verstrijken van alle relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Indien ACCOBIE vereist is om gegevens te bewaren die gebruikt worden om de juiste gegevensverwerking te controleren in overeenstemming met de opdracht of gegevens die moeten voldoen aan de overeenstemming met de opdracht of gegevens die moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens, is ACCOBIE bevoegd om deze gegevens te bewaren in overeenstemming met de respectieve bewaartermijnen na de beëindiging of het verstrijken van de overeenkomst en zal ACCOBIE deze gegevens op een veilige manier bijhouden na afloop van de vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en het doel van de verwerking van de persoonsgegevens alsmede met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen en die aan de verwerking zijn verbonden, neemt ACCOBIE passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die worden verwerkt ten dienste van de klant te beveiligen en beveiligd te houden.

ACCOBIE zal de klant zo spoedig mogelijk informeren over inbreuken op haar beveiliging die moet worden gemeld aan de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit en/of de betrokkenen(n).

ACCOBIE zal de klant op verzoek van de klant alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de nakoming van de verplichtingen van de klant onder de wetgeving inzake gegevensbescherming en -verwerking aan te tonen.

Alle gegevens en informatie die partijen van elkaar ontvangen, zullen tijdens de duur van de overeenkomst vertrouwelijk worden behandeld en zullen niet onthuld worden aan derden en niet worden gebruikt voor enig ander doel dan overeengekomen tussen partijen. ACCOBIE verklaart en garandeert dat personeel dat handelt onder haar gezag en bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken, zich er toe verbonden heeft om de beveiliging en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren in overeenstemming met de bepalingen van de overeenkomst met de klant.

Indien ACCOBIE op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal ACCOBIE de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker nagaan. ACCOBIE zal de klant, voorafgaand aan het verstrekken van deze informatie, informeren, tenzij wettelijke bepalingen dit zouden verbieden.

11. Tot slot

De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst.

Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken en de hoven van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen.

Als een bepaling van deze Algemene voorwaarden nietig zou worden verklaard, dan heeft dit geen gevolg voor de geldigheid van de overige bepalingen van deze Algemene voorwaarden.

Als een bepaling van deze Algemene voorwaarden ongeldig zou zijn om een andere reden, maar wel geldig zou geweest zijn mits zij een beperktere omvang had, dan zal deze bepaling automatisch gelden met de meest om-vangrijke beperktere omvang waarin zij wel geldig is.